Karyawan

Dari laman utama aplikasi, klik pada ikon  “+” => Undang karyawan. Kode dapat dibagikan melalui berbagai media pengiriman pesan. Kode undangan secara otomatis berganti setiap bulan untuk alasan keamanan. Pada versi website: Karyawan => Tambahkan karyawan (sebuah jendela akan muncul dan menampilkan kode undangan).  

Ada 2 cara menambahkan karyawan:

1. Karyawan mendaftar secara mandiri. Untuk melakukan hal ini, karyawan harus download dan instal aplikasi Clockster dari PlayMarket / App Store, kemudian pilih “Buat akun”. Setelah itu, sistem akan menggabungkan karyawan dengan perusahaan melalui kode undangan dan memilih lokasi dimana karyawan akan bekerja. 

2. Admin mendaftarkan karyawan. Admin dapat menambahkan karyawan secara manual di bagian => “+” pada pojok kanan atas => Tambahkan karyawan (dalam huruf kecil) => masukkan semua data (termasuk wajah karyawan, foto) dan tekan Simpan.

Penting!

Menambahkan secara manual hanya disarankan untuk perusahaan yang menggunakan perangkat biometrik (di mana informasi utama tentang karyawan adalah foto wajah). Hal ini berlaku, bahkan ketika admin memasukkan semua data karyawan secara manual, karyawan masih perlu membuat akun sendiri untuk masuk ke aplikasi seluler, yaitu melakukan semua langkah yang ditentukan pada langkah 1. Selain itu, perlu disebutkan bahwa jika langkah pertama adalah membuat profil karyawan, dan yang kedua – akun, maka saat membuat akun, admin harus memasukkan data yang sama dengan yang dimasukkan saat membuat profil karyawan. Aturan ini harus diikuti agar akun dan karyawan dapat berintegrasi. Jika tidak, akan terjadi duplikasi.

Bagian Karyawan menampilkan semua karyawan perusahaan. Daftar dapat difilter menggunakan filter di bagian atas halaman.

Untuk mengedit informasi karyawan atau menghapusnya, klik tiga titik “…” di sebelah nama karyawan. Kemudian pilih opsi yang dibutuhkan (Ubah atau Berhentikan).

Setelah karyawan tersebut mengundurkan diri (diberhentikan), status kepegawaiannya secara otomatis berubah menjadi “Mantan karyawan” (filter di bagian kanan atas). Jika “Mantan karyawan” diaktifkan/dicentang, maka daftar akan ditampilkan dan pengguna dapat dipulihkan atau dihapus secara permanen (selamanya).

Penting!

Penghapusan tidak dapat dibatalkan! Kami tidak akan dapat mengembalikan data karyawan apa pun saat Anda memilih fungsi ini! Semua catatan yang dibuat oleh karyawan untuk seluruh periode waktu akan hilang. Oleh karena itu, kami merekomendasikan hanya menonaktifkan karyawan kecuali benar-benar yakin.

Ketika seorang karyawan mengundurkan diri, kami merekomendasikan “Berhentikan” dia, dan ketika laporannya tidak lagi relevan dan gaji dikeluarkan – jika diinginkan, “Hapus”.

Seorang karyawan dapat memiliki beberapa lokasi, tetapi hanya satu dari mereka yang akan menjadi lokasi utama. Untuk melakukannya, di bagian Karyawan, pilih karyawan dan buka ubah data (3 titik di sebelah kanan nama karyawan). Anda dapat menempatkan di lokasi utama dan menambahkan lebih banyak. Dia akan dapat masuk di semua lokasi yang dipilih. Misalnya, “kedatangan” (absen masuk) di satu dan “keluar” (absen pulang) dari yang lain.

Pembatasan area lokasi berlaku secara default untuk karyawan perusahaan baru. Untuk membatasi lokasi seseorang, admin harus menentukan koordinat kantor (lokasi).

1. Buka Pengaturan Perusahaan => Lokasi, klik Edit di sebelah nama dan atur koordinat pada peta.

2. Anda juga perlu mengubah izin karyawan (Karyawan => Izin karyawan). Kategorinya disebut “Absensi” => Membuat absensi di luar lokasi. Untuk membatasi jam masuk/keluar karyawan di lokasi, izin ini harus dinonaktifkan.

Penting!

Setelah melakukan perubahan, izin hanya akan berubah pada otorisasi karyawan berikutnya (tutup dan buka kembali aplikasi).

Jika seorang karyawan telah mengundurkan diri (telah diberhentikan), Anda dapat menempatkannya sebagai “Mantan karyawan” di bagian “Karyawan”.

Untuk melakukan ini, klik pada tiga titik “…” di sebelah nama karyawan dan pilih opsi “Pecat”. Setelah karyawan diberhentikan, dia dapat dihapus secara permanen (selamanya).

Penting!

Setelah penghapusan karyawan dari sistem, semua data karyawan dihapus, termasuk semua catatan! Bahkan kami tidak akan dapat mengembalikan data karyawan apa pun saat memilih fungsi ini! Oleh karena itu, kami merekomendasikan hanya berhentikan karyawan kecuali benar-benar yakin.

Di bagian Karyawan, temukan karyawan yang tepat dan klik “…” (tiga titik) di sebelah namanya. Dengan mengklik “Edit”, masuk ke halaman pengeditan kedua (berikutnya), di mana akan ada bidang untuk mengunggah foto. Anda perlu mengunggah foto di bidang “Foto wajah”. Parameter operasi yang benar dijelaskan secara lebih rinci di FAQ di bagian Perangkat.

Parameter foto juga dapat ditemukan di halaman.

Di Clockster, pengguna hanya memiliki 2 peran: admin dan karyawan.

Karyawan adalah pengguna dengan hak terbatas di dalam perusahaan.

Seorang admin memiliki hak yang lebih luas untuk melihat data karyawan dan juga memiliki sejumlah fungsi lanjutan untuk mengelola perusahaan.

Misalnya (admin dengan hak penuh):

Seorang karyawan hanya dapat mengirim pengajuan; seorang admin dapat mengirim dan menyetujui/menolak pengajuan karyawan.

Seorang karyawan hanya dapat melihat absensinya sendiri; seorang admin melihat absensi SEMUA karyawan perusahaan.

Seorang karyawan hanya dapat melihat slip gaji yang disetujui; seorang admin dapat mengedit gaji dan menyetujui slip gaji.

Seorang karyawan dapat mengirim pengajuan untuk membuat jadwal kerja; seorang admin dapat membuat jadwal untuk karyawan secara mandiri.

Seorang karyawan tidak memiliki akses ke pengaturan perusahaan; admin memiliki akses ke pengaturan perusahaan.

Seorang karyawan hanya dapat melihat pengumuman; seorang admin dapat membuat dan mempublikasikan pengumuman.

Penting!

Dalam versi web, di Karyawan => Izin (tab), dimungkinkan untuk mengubah izin (membatasi fungsi) untuk karyawan dan admin.

Di aplikasi seluler, di bagian “Karyawan”, dengan mengklik pada nama karyawan, profil akan terbuka dengan informasi tentang dia: kehadiran, statistik, dokumen, dan jadwal.