Untuk Karyawan

Notifikasi ini menjelaskan bahwa karyawan tersebut telah memasukkan password yang keliru. 

Untuk menghindari terjadinya hal tersebut, mohon pastikan bahwa hal-hal berikut telah terpenuhi.

Langkah pertama – pastikan bahwa nomor telepon telah dimasukkan dengan benar. Format nomor telepon harus dimulai dengan tanda “+” kemudian kode negara (+7 untuk Kazakhstan atau +62 untuk Indonesia).

Jika setelah memastikan hal tersebut dan karyawan masih belum bisa login, mintalah ganti password (Lupa password). Jika melalui email, maka link untuk mengganti password akan dikirimkan pada email pribadi karyawan. Jika melalui nomor telepon, maka karyawan akan mendapat SMS atau telepon.   

Jika masalah masih berlanjut (setelah melakukan ganti password) dan notifikasi “Akun tidak ditemukan” masih muncul, karyawan harus membuat akun baru dengan cara “Buat akun” dengan kredensial yang sama ketika melakukan registrasi. Setelah sukses melengkapi registrasi, karyawan perlu menerima kode undangan dari admin. 

Karena update sistem terbaru, Akun dan Karyawan mungkin akan berada di tempat yang berbeda. Tidak semua karyawan otomatis dibuatkan akun. Maka dari itu, mereka harus membuatnya terlebih dahulu. 

Jika karyawan memasukkan informasi kredensial yang sama dengan profil karyawan, maka “akun” dan “karyawan” akan digabungkan. 

Perlu juga diketahui bahwa akun dapat dihubungkan ke beberapa perusahaan sekaligus (dengan profil karyawan berbeda). Dalam kenyataannya, ini berarti bahwa seorang karyawan dapat melakukan absensi di beberapa lokasi sekaligus.      

Pada halaman utama, klik ikon “+” pada menu navigasi di bagian bawah, lalu klik, “Absensi” => Pilih antara “masuk” or “pulang”.

Penting!

Jika melewatkan salah satu absensi (baik itu absensi “masuk” atau “pulang”), kehadiran pada hari itu tidak akan dihitung! Laporan akan menunjukkan jam kerja belum lengkap. Agar data absensi dapat tercatat secara akurat, lakukan dua kali absensi, masuk dan pulang. Pada setiap jam absensi, aplikasi mobile akan mengirimkan pengingat, atau menawarkan untuk mengajukan perubahan data, setiap kali ada absensi yang terlupa; kami merekomendasikan untuk melakukannya.

Secara default, pengingat akan diaktifkan: 5 menit sebelum jam masuk, tepat pada jam masuk, dan 5 menit setelah jam masuk. Notifikasi dikirimkan agar karyawan tidak lupa melakukan absensi masuk. Notifikasi yang sama akan diikirimkan pada saat jam pulang.

Penting! 

Notifikasi hanya dapat muncul jika jadwal kerja telah dibuat!

Aplikasi akan menyarankan absensi tambahan ketika seorang karyawan telah melakukan absensi masuk, tetapi belum melakukan absensi pulang. Absensi tambahan ini dibuat untuk perusahaan yang menerapkan beberapa kali absensi masuk selama jam kerja yang tetap dilengkapi dengan pelacakan lokasi yang akurat (contohnya, manajer sales atau kurir).

Aplikasi mobile Clockster dapat digunakan pada perangkat berikut:

Minimal OS Android/Huawei/Honor versi 5 atau minimal iOS versi 11. 

Agar fungsi geolokasi pada iOS dapat berjalan, mohon ikuti langkah berikut:

Pengaturan => Privasi => Servis lokasi => temukan “Clockster” => Ketika menggunakan aplikasi => lokasi presisi (diaktifkan).

Android:

Pengaturan => Lokasi (diaktifkan)

Temukan aplikasi Clockster => Gunakan lokasi presisi.

Sebagai salah satu aturan dasar, satu akun hanya dapat dimiliki satu orang karyawan. Ini juga berarti bahwa karyawan tersebut dapat masuk ke Clockster menggunakan perangkat yang sama. Hal ini dibuat agar karyawan tidak melakukan ‘titip absen’ pada karyawan lain untuk melakukan absensi (untuk tujuan transparansi). 

Notifikasi tersebut dapat muncul juga karena:

1. Karyawan mengganti /atau membeli handphone baru, namun akunnya masih terhubung pada perangkat lama. Admin perlu melakukan unlink pada perangka lama karyawan.

Bagaimana caranya?

Dalam versi web admin perlu mengakses bagian “karyawan”, menemukan profil karyawan tersebut, klik pada namanya. Gulir ke bawah: pada bagian paling bawah, di kolom “Perangkat telepon” akan ada tampilan model perangkat. Klik pada simbol tempat sampah warna merah. Setelah sukses melakukan unlink pada perangkat lama karyawan, maka karyawan tersebut dapat menghubungkan perangkat barunya dengan akun Clocksternya.

Dalam aplikasi Clockster admin perlu melakukan langkah-langkah yang sama untuk melakukan prosesneeds unlink

1. Untuk menghindari karyawan lain menggunakan akunnya pada satu perangkat yang sama – dua karyawan yang menggunakan perangkat yang sama untuk login (notifikasi akan muncul dengan nama karyawan yang sedang login) – lakukan prosedur seperti yang dijelaskan di atas. Namun, hapus detail perangkat karyawan yang tidak menggunakan perangkatnya sendiri.

Setiap pengguna yang TIDAK terkait/berafiliasi dengan perusahaan (atau dengan perusahaan mana pun yang merupakan milik Clockster) memiliki profil pribadi di mana informasi dasar perlu diisi;  pencarian pekerjaan juga tersedia untuknya.  Setiap pengguna yang terhubung/berafiliasi dengan perusahaan klien Clockster, memiliki profil pribadi, tetapi TIDAK BISA membuka bagian lowongan.

 Setelah seorang karyawan bergabung dengan perusahaan (klien Clockster), pengguna tersebut memiliki profil karyawan dengan membuat absensi, mengirim pengajuan, dan melihat statistik mereka.

Untuk beralih ke profil lain, klik ikon di kanan bawah beranda.  Pilih nama perusahaan (profil karyawan) atau profil pribadi.

Dalam versi web, untuk beralih di antara profil, Anda perlu mengklik nama anda di bagian kanan atas halaman, lalu pilih nama perusahaan (profil karyawan) atau profil pribadi.

Pada bagian sentral di halaman utama, ada Berita, yang akan berisi:

• pengumuman yang dibuat oleh admin;

• pengajuan terbaru (personal);

• pengumuman dan update dari Clockster;

• karyawan yang akan segera berulang tahun. 

setiap pengumuman dan update dapat diklik: ketika diklik, detail informasi akan muncul, termasuk jendela untuk diskusi. 

Di bagian atas dan bawah laman, ada ikon fungsi yang paling sering digunakan: karyawan, absensi, cuti, jadwal, payroll, dan tugas. Pada bagian tambahan ada pengajuan umum, pengajuan keuangan, pengumuman, statistik, dokumen, dan ulang tahun. 

Ketika membuat pengumuman, admin akan memilih beberapa karyawan dari daftar lengkap karyawan. Jika Anda dapat melihat pengumuman tersebut, admin telah memilih Anda secara spesifik sebagai salah satu penerima. Anda dapat memberikan komentar pada pengumuman (diskusi), dan juga membuat tugas untuk diri Anda sendiri dan untuk rekan kerja Anda berdasarkan isi pengumuman. Selain itu, pengumuman terbaru akan ditampilkan pada Berita di laman home.

Berikut daftar format yang sesuai untuk bagian “Dokumen”: PDF, DOC, JPG, JPEG, PNG, XLSX.

Karyawan harus masuk ke aplikasi Clockster, klik “+” di halaman beranda => Minta jadwal kerja.

Pertama, pilih jenis periode jadwal yang diinginkan. Untuk satu periode, misalnya, 07.02.2021-10.02.21, yaitu 3 hari berturut-turut.

Tanggal tertentu – misalnya, 1 Maret 2021, 10 Maret 2021, 30 Maret 2021, dan seterusnya. Artinya, hari terpisah.

Klik “Selanjutnya”.

Sekarang Anda harus memilih jenis Jadwal ulangi:

Hari dalam seminggu – cocok untuk karyawan 5/2 atau 6/1.

Pergantian hari cocok untuk pekerja dengan jadwal shift atau mode kerja shift (2/2 atau 14/14).

Selanjutnya, Anda perlu memilih periode waktu jadwal, zona waktu yang benar, serta waktu yang dialokasikan untuk makan siang dalam hitungan menit.

Langkah selanjutnya adalah memilih manajer. Anda dapat memilih 2 manajer (misalnya, direktur dan admin). Secara opsional, Anda dapat menambahkan komentar. Selanjutnya – “Buat” pengajuan. Kami menyarankan untuk tidak mengubah pengaturan tambahan.

Sekarang tinggal menunggu respon dari manajemen (persetujuan atau penolakan).

Tanggapan akan diketahui lewat notifikasi, itu juga dapat dilihat di Feed/Berita di halaman beranda.

Dengan memiliki akses “Lihat daftar karyawan” (akses diberikan oleh admin), pengguna dapat melihat daftar koleganya, dan jika ia klik pada nama karyawan, maka akan muncul informasi dasar seperti: alamat email, nomor telepon, ulangtahun.

Seperti menu lainnya, ada filter pada bagian atas laman untuk pencarian cepat dan navigasi. Di bagian “Karyawan”, pojok kiri atas, ada filter berdasarkan lokasi, di pojok kanan atas – filter berdasarkan divisi dan posisi.

Tidak, di Clockster, fungsi ini hanya tersedia untuk admin.

Di aplikasi seluler Clockster, seorang karyawan dapat membuat pengajuan kepada manajer. Manajer adalah admin lokasi tempat karyawan tersebut dilampirkan.

Ada 4 jenis pengajuan di Clockster:

1. Pengajuan jadwal;

2. Pengajuan cuti – pengajuan cuti sakit, liburan, hari libur, cuti hamil, dll;

3. Pengajuan umum – pengajuan perubahan kondisi kerja, pelatihan, pemecatan (pengunduran diri), dll.

1. Pengajuan keuangan – pengajuan kasbon, penghapusan, bonus, dll.

Karyawan harus masuk ke aplikasi Clockster, klik “+” di halaman beranda => Kirim pengajuan keuangan. Kemudian pilih “Kasbon”, masukkan data dan pilih Approver (manajer yang bertanggung jawab). Selain pengajuan ini, ada banyak jenis pengajuan keuangan lain yang berguna untuk perusahaan mana pun.

Karyawan perlu masuk ke aplikasi Clockster, klik “+” di halaman utama => Pengajuan cuti. Kemudian pilih alasan yang sesuai, tanggal, waktu (jika Cuti sebagian hari) dan manajer yang bertanggung jawab. Secara opsional, karyawan dapat melampirkan foto dan menulis pesan. Setelah membuat pengajuan, mereka harus menunggu tanggapan dari manajer yang dipilih; manajer akan menerima pemberitahuan tentang pengajuan baru. Segera setelah admin menyetujui atau menolak pengajuan, karyawan akan menerima pemberitahuan di aplikasi, dan pengajuan juga dapat dilihat di bagian Cuti: tertunda, disetujui, ditolak, sebagian disetujui.

Penting!

Alasan untuk “izin setengah hari” tidak dapat dipilih sepanjang hari! Jika seorang karyawan ingin mengambil cuti sepanjang hari / beberapa hari, ia harus memilih alasan lain – misalnya, “Hari libur” atau “Cuti sakit”. “izin setengah hari” – hanya jika meminta izin selama beberapa menit/jam/setengah hari.

Karyawan harus masuk ke aplikasi Clockster, klik “+” di halaman utama => Kirim pengajuan umum.

 Pilih “Foto wajah (perangkat biometrik)” => isi formulir pengajuan (parameter dijelaskan di sini) => pilih pemberi persetujuan (manajer yang bertanggung jawab).  Selain jenis pengajuan ini, ada banyak jenis lain yang berguna untuk perusahaan mana pun

Karyawan harus masuk ke aplikasi seluler, klik “+” di halaman beranda => Kirim  pengajuan umum.

Gulir ke bawah, Anda harus memilih opsi “Absensi”.

Anda harus memilih tanggal dan waktu untuk membuat absensi.  Pastikan untuk menentukan zona waktu yang benar.

Langkah penting adalah memilih status catatan: “absen masuk” atau “absen pulang”.

Hati-hati!

Anda harus memilih manajer, Anda dapat memilih 2 manajer (misalnya, direktur dan admin).

Jika perlu, Anda dapat menambahkan komentar dan foto.

Selanjutnya, buat pengajuan dan tunggu tanggapan manajemen (persetujuan atau penolakan).

Tanggapan akan datang sebagai pemberitahuan push di aplikasi seluler dan juga dapat dilihat di tab “pengajuan umum” di diterima/ditolak.

Penting!

Di aplikasi Clockster, saat membuat catatan biasa, seorang karyawan akan menerima pemberitahuan otomatis untuk mengirim pengajuan untuk semua catatan yang terlupakan.

Peringkat karyawan = waktu kerja/total waktu

Contoh: seorang karyawan memiliki 40 jam kerja seminggu. Ia bekerja 38 jam (karena pernah terlambat dan pulang lebih awal). Maka ratingnya adalah 95%. Logika yang sama berlaku saat menghitung peringkat per bulan.

Tugas adalah fungsi (alat) yang memungkinkan admin mengelola tugas dan pelaksanaannya tepat waktu secara otomatis.

Setiap pengguna yang memiliki izin, dapat membuat tugas (daftar tugas) untuk dirinya sendiri atau pengguna lain dengan parameter berikut: Tanggal jatuh tempo, Daftar Periksa, Prioritas (standar atau tinggi), Pelacakan lokasi (di akhir tugas), Pelacakan waktu, serta lampiran File. Untuk lebih jelasnya, lihat jawaban di bagian ini.

Pengguna dapat menambahkan tugas dengan mengklik “+” di sisi kanan atas halaman Tugas.

Grup tugas adalah beberapa tugas yang dihubungkan bersama oleh satu tujuan. Misalnya, daftar tugas dapat berupa satu proyek, di mana setiap orang yang bertanggung jawab memiliki tugas yang berbeda. Kelompok tugas mungkin atau mungkin tidak tersedia untuk umum, serta melakukan diskusi publik.

Judul adalah bidang wajib, yang berarti nama tugas. Deskripsi adalah kolom opsional.

Penanggung jawab – pengguna yang perlu menyelesaikan tugas. Dimungkinkan untuk memilih jumlah pengguna yang tidak terbatas (tergantung pada jumlah karyawan di perusahaan).

Tanggal jatuh tempo – tanggal penyelesaian tugas. Kolom opsional.

Daftar periksa – daftar tindakan atau aktivitas yang terkait dengan tugas. Saat membuat tugas, daftar periksa adalah bidang opsional, tetapi dapat diisi SETELAH membuat tugas.

Prioritas adalah bidang wajib di mana penulis tugas dapat memberi tahu orang yang bertanggung jawab tentang tingkat kepentingan tugas.

Lacak lokasi – Clockster menawarkan untuk mengaktifkan lokasi pada saat pelaksanaan tugas.

Pelacakan waktu – fungsi yang memungkinkan orang yang bertanggung jawab untuk menentukan interval waktu pekerjaan pada tugas (mulai / jeda / selesai).

Juga, saat membuat tugas, dimungkinkan untuk melampirkan file sebagai dokumen, foto, atau dalam format PDF.

Di bagian “Ulang Tahun” dalam aplikasi mobile, hanya ulang tahun terdekat yang dapat terlihat. Laman ini akan diperbarui seiring waktu.