Справочник, документы и балансы отпусков

Раздел “Справочник” в системе Clockster — это ключевой раздел для настройки структуры компании и управления внутренней информацией.

Здесь вы можете:

• Построить организационную структуру в виде иерархии подчинённости — от генерального директора до линейных сотрудников

• Загрузить внутренние нормативные документы (приказы, регламенты, инструкции), чтобы сотрудники имели к ним быстрый доступ и могли с ними ознакомиться, а администраторы кабинета в свою очередь проверить кто уже ознакомился, а кто еще нет.

• Размещать баннеры и анонсы для информирования сотрудников о важных событиях, изменениях и новостях компании.

Этот раздел позволяет централизованно управлять корпоративной структурой и коммуникацией, обеспечивая порядок и прозрачность во всех процессах.

Это пространство в рабочем кабинете, где администраторы могут:

• Загружать документы сотрудников (удостоверения, договора, медкнижки и др.);

• Просматривать файлы, загруженные сотрудниками с мобильного приложения;

• Назначать обязательные документы для загрузки — например, при приёме на работу;

• Контролировать актуальность документов, напоминать о необходимости обновления.

🧑‍💼 Что видит сотрудник?

В мобильном приложении у сотрудников есть доступ к своему личному разделу “Документы”, где они:

• Могут загружать фото/сканы документов;

• Документы по трудоустройству;

• Юридические документы от компании;

• Заявления, приказы и другое

Подписание документов с ЭЦП через E-gov mobile

Механизм, при котором сотрудник подписывает документ электронной цифровой подписью (ЭЦП) через официальное приложение Egov mobile (Республика Казахстан). Такая подпись приравнивается к собственноручной и имеет полную юридическую силу.

Как это работает для сотрудника:

1. Сотруднику приходит уведомление в мобильном приложении Clockster о документе, который требуется подписать.

2. Он нажимает “Подписать через Egov”.

3. Система перенаправляет в приложение Egov mobile, где уже сохранена его ЭЦП.

4. После подтверждения — документ считается подписанным, и это фиксируется в системе.

Преимущества:

• Юридическая сила — подписанные документы не требуют дублирования на бумаге;

• Экономия времени и бумаги— особенно при массовых уведомлениях;

• Безопасность — система не хранит ЭЦП, все действия происходят на стороне Egov;

• Архив — все подписанные документы хранятся в профиле сотрудника.

Важно! Всем компаниям клиентам Clockster в Республике Казахстан доступно подписание 100 документов в месяц в рамках ежегодной подписки.

В Clockster вы можете заранее задать лимиты по отпускным дням для сотрудников. Это позволяет автоматизировать контроль отпусков и избежать ручных подсчетов.

Как это работает:

1. Установите лимиты по каждому типу отпуска (ежегодный, личный, без содержания и другие) — на месяц или на год.

1. Система начнёт считать доступные дни с даты приёма сотрудника на работу.

2. При создании отпуска:

   • Сотрудник сразу видит, сколько дней ему доступно.

1. Если сотрудник попытается превысить лимит, система не даст отправить запрос.

Преимущества:

• Не нужно вести вручную учёт отпусков в таблицах

• Минимум ошибок и лишней коммуникации

• Чёткое соблюдение внутренних политик компании

Пример:
Если установлен лимит 2 дня ежегодного отпуска в месяц, и сотрудник работает 3 месяца, он сможет запросить не более 6 дней. Всё прозрачно и автоматически.