Әкімшілер үшін бірыңғай үлгі жасау

Әкімшілерге арналған рұқсаттар үлгісін жасау

Егер сізге бірнеше қызметкерге бірдей әкімші құқықтарын тағайындау қажет болса, сіз бір ғана рұқсаттар үлгісін жасай аласыз. Бұл орнатуды жеңілдетеді және әрбір әкімшіге жеке-жеке қолмен кіру құқықтарын тағайындау қажеттілігін жояды.

Рұқсаттар үлгісін қалай жасауға болады:

1.”Қызметкерлер” → “Рұқсаттар” бөліміне өтіңіз.

1.«Үлгі жасау» түймесін басыңыз.

1.Үлгі атауын енгізіңіз (мысалы, “HR әкімшісі”, “Жалақы әкімшісі” т.б.).

2.Әкімшіге қолжетімді болуы керек қажетті бөлімдер мен функцияларды таңдаңыз.

Басқару бөлімінде Clockster бағдарламасында бөлім және орналасқан жер бойынша әкімшілерді тағайындау:

Қызметкерлердің функционалдық міндеттеріне байланысты Clockster жүйесінде әкімшілердің қол жеткізу құқықтарын икемді түрде баптап, оларды нақты бөлімшелерге немесе локацияларға жауапты етіп тағайындауға болады.

• Егер сіздің компанияңызда бірнеше локация болса, әрқайсысына әкімшіні (менеджерді) шаблон арқылы тағайындай аласыз. Ол үшін:

– «Басқару» бөліміне кіріңіз.
– «Барлық локацияларға қол жеткізу» жалаушасын алып тастаңыз.

• Егер компанияңыз бір ғана локация аясында жұмыс істесе, басқаруды бөлімдер мен департаменттер бойынша бөлуге болады. Ол үшін де:

– Барлық бөлімдерге қол жеткізуді алып тастаңыз.

• «Басқа» әкімшілер категориясы қызметкерлердің жеке топтарын (мысалы, уақытша жобалар немесе сыртқы командалар) басқаруға арналған. Сондай-ақ әкімшіні тек осы категорияға тағайындай аласыз.

Әкімшіге келесі мүмкіндіктер беріледі:

• Ол жаңа қызметкерлерді қоса алады.
• Егер рұқсат берілсе — жаңа әкімшілерді тағайындай алады.
• Сондай-ақ бұрын қосылған қызметкерлер мен әкімшілерді өңдеуге немесе жоюға құқылы.

Назар аударыңыз: әкімші тек жаңа қызметкерлерді қоса алуы үшін жүйеде бөлек рұқсат қарастырылған. Бұл рұқсатты басқа мүмкіндіктерден бөлек қосуға болады. Мұндай тәсіл қол жеткізу деңгейін қызметтік міндеттерге сәйкес икемді баптауға мүмкіндік береді.

Осылайша, сіз әкімшілік рөлдерді тиімді үлестіріп, қызметкерлердің қол жеткізуін олардың жұмысына қажетті деректермен ғана шектей аласыз.

Қызметкерлердің рұқсаттарын және шаблондарын басқару

Егер әкімшіге «Қызметкерлердің рұқсаттарын және олардың шаблондарын басқару» функциясына рұқсат берілсе, ол келесі мүмкіндіктерге ие болады:

• Басқа қызметкерлерге рұқсат шаблондарын тағайындау;
• Қолданыстағы қолжетімділік шаблондарын өңдеу;
• Өз құзыреті аясында басқа қызметкерлерге функционалға қолжеткізу беру.

Бұл бөлімше немесе локация ішінде қолжетімділікті басқаруды делегирлеуге мүмкіндік береді, бірақ бүкіл жүйеге толық бақылау берілмейді.

Пайдаланушыларға қолжеткізу

«Пайдаланушыларға қолжеткізу» рұқсаты әкімшіге жұмыс кабинеті ішінде қызметкерлердің профильдерімен жұмыс істеуге мүмкіндік береді. Бұл рұқсат қосылған кезде әкімші келесі әрекеттерді орындай алады:

• Қызметкерлердің карточкаларын қарау;
• Жеке деректер мен есеп параметрлеріне өзгерістер енгізу;
• Ақпаратты жаңарту;
• Қызметкерлерді жүйеден жою.

Бұл рұқсатты тек кадрлық әкімшілендірумен немесе қызметкерлердің есептік жазбаларын жүргізумен айналысатын әкімшілерге ғана беру ұсынылады.

Әкімшінің жұмыс кестесіне қолжеткізуі

Кестелерге қолжеткізу рұқсатын берген кезде әкімші белгіленген рұқсаттарға сәйкес кестелерді өңдеу, жаңарту және жою мүмкіндігіне ие болады.

Назар аударыңыз: қолжеткізу деңгейі құқықтар баптауларындағы белгілер арқылы анықталады. Кестелерде қажетсіз өзгерістер болмауы үшін тек қажетті әрекеттер ғана белгіленгеніне көз жеткізіңіз.

Әкімшінің құжаттарға қолжеткізуі

Құжаттарға қолжеткізу рұқсатын берген кезде жұмыс кабинеті әкімшісі мобильді қосымша арқылы қызметкерлер жүктейтін файлдарды басқару мүмкіндігіне ие болады.
Бұл — құжаттарды көру, өңдеу, жою және қолжеткізу құқықтарына сәйкес оларды реттеу әрекеттерін қамтиды.

Әкімшінің сұраныстарға қолжеткізуі

Құжаттарға қолжеткізу рұқсатын берген кезде жұмыс кабинетіндегі әкімші мобильді қосымша арқылы қызметкерлер жүктейтін файлдарды басқару мүмкіндігіне ие болады.
Бұл мүмкіндіктерге құжаттарды көру, өңдеу, жою және қолжеткізу құқықтарына сәйкес оларды реттеу кіреді.

Әкімшінің өтініштерге қолжеткізуі

Әкімшіге анонстарға қолжеткізу рұқсатын беру арқылы сіз оған төмендегі мүмкіндіктерді ашасыз:

• Хабарландыруларды құру және жариялау — қызметкерлерді маңызды оқиғалар, өзгерістер, компанияның ішкі жаңалықтары және басқа да ақпараттар туралы хабардар ету.
• Жарияланған анонстарды өңдеу — өзгерістер енгізу, ақпаратты жаңарту немесе толықтыру.
• Өзектілігін жоғалтқан анонстарды жою.
• Анонстар бойынша есептерді жүктеп алу.
• Жариялану тарихын және оқылу статистикасын қарау.

Хабарландыру қызметкерлерге мобильді қосымшада және/немесе Clockster-дің веб-нұсқасында олардың рөлі мен қолжеткізу құқықтарына байланысты көрсетіледі.

“Құрылғылар” бөліміне қолжеткізу

Клокстер жүйесінде әкімшіге «Құрылғылар» бөліміне қолжеткізу рұқсатын беру арқылы сіз оған төмендегі өкілеттіктерді бересіз:

• Қатысу белгілерін тіркеуге қолданылатын қосылған құрылғылардың (Face ID биометриялық құрылғыларының) тізімін қарау;

• Құрылғылардың белсенділігін бақылау — онлайн/офлайн күйін, интернетке соңғы синхрондау уақытын көру;

• Құрылғыларды локацияға бекіту — жаңа терминал орнатылғанда немесе қолданыстағы терминалды басқа локацияға ауыстырғанда қызметкерлерді тану үшін құрылғыны қажетті орынға тіркеу;

• Биометриялық құрылғының баптауларына кіру үшін мастер-құпия сөзге қолжеткізу.

Клокстер жүйесіндегі «Қонақтар» бөліміне әкімшінің қолжеткізуі

Әкімшіге «Қонақтар» бөліміне қол жеткізу құқығын беру арқылы сіз оған төмендегі өкілеттіктерді бересіз:

• Қонақтар тізімін қарау

Әкімші жүйеге шақырылған және тіркелген барлық қонақтарды көре алады.
Оған қонақтың келу күні, мәртебесі (келді/келмеді), локациясы туралы ақпарат көрсетіледі.

• Қонақтарды қосу және шақыру жіберу

Әкімші қонақты жүйеге өзі енгізе алады:
– келу мақсатын,
– күнін және уақытын,
– қажет болған жағдайда электрондық шақыруды e-mail арқылы жіберуді орната алады.

Сонымен қатар қонақтың бет-әлпетін биометриялық тану құрылғысы үшін:
– сол жерде фотоға түсіріп, немесе
– дайын фотосуретті жүктей алады.

• Қонақтарды жою

Кездесу күшін жойған жағдайда немесе қате енгізілген кезде әкімші бұрын тіркелген қонақты өшіре алады.

Мұндай рұқсат көбіне офис-менеджерлерге, ресепшн қызметкерлеріне, қауіпсіздік мамандарына және локация менеджерлеріне беріледі.
Бұл келушілерді тіркеу процесін толық бақылауда ұстауға және қонақтарды қабылдауда ашықтықты қамтамасыз етуге мүмкіндік береді.

«Жұмысқа келу уақыты» бөліміне қолжеткізу нұсқаулығы

Әкімшіге «Қатысу» (Посещаемость) бөліміне қолжеткізу құқығын беру арқылы сіз оның қызметкерлердің келу-кету белгілерін басқару мүмкіндіктерін анықтайсыз. Бұл құқық келесі мүмкіндіктерді қамтиды:

Өзінің қатысу белгілерін және жұмысқа келу тарихын көру

Әкімші өзінің қатысу журналын:
– жұмысқа келу/кету уақытын,
– кешігулерді,
– артық жұмыс сағаттарын
қарай алады.

Барлық қызметкерлердің қатысу белгілерін көру

Егер әкімшіге бөлім немесе локация бойынша тиісті рұқсат берілген болса, ол:

– бағынышты қызметкерлердің жұмыс уақытын,
– тәртіп пен еңбек тәртібін,
– жұмыс орнында болуын

бақылай алады.

Мобильді қосымшада белгілерді қолмен қою

Әкімшіге Клокстер мобильді қосымшасы арқылы белгілерді қолмен қоюға рұқсат беріледі.

Кабинетте белгілерді жою

Әкімші веб-нұсқада:

– қате қойылған немесе дұрыс емес белгілерді жоя алады.

Ескерту: жоюға тек әкімші қолмен қойған немесе қызметкердің сұранысы бойынша мақұлданған белгілер ғана жатады.

Қатысуды аралық тексерусіз растау

Қызметкерлер тек жұмыс күнінің басы мен соңында ғана емес, ауысым ішінде де өз қатысуын растауы мүмкін.

Система үш рет кездейсоқ уақытта аралық сұрау жібереді:
– қызметкер растаса, оның локацияда немесе локациядан тыс жерде болғаны белгіленеді,
– геолокация және түсініктеме (егер қызметкер локациядан тыс болса) сақталады.

Түсіндіру:

✔ Егер құсбелгі қойылса — аралық тексерулер болмайды.

✘ Егер құсбелгі алынса — қызметкер ауысым барысында аралық сұраулар ала бастайды.

⚠ Маңызды ескертулер

! Белгілерді жасау және жою құқығы — өте сезімтал рұқсат.
Оны тек сенімді әкімшілерге немесе HR/кадр қызметкерлеріне беру ұсынылады.

! Локациядан тыс жерде белгіні жасау мүмкіндігі әдепкі бойынша барлық қызметкерлерге өшірілген.
Егер бұл параметр қосылса:
– қызметкер әлемнің кез келген нүктесінен белгі қоя алады,
– әкімші «Қатысу – Тізім» бөлімінде оның орналасқан жерін, сондай-ақ картадан нақты орнын көре алады.

Клокстер жүйесіндегі «Есептер» бөліміне әкімші қолжеткізімі

Осы қолжеткізімді іске қосқанда әкімші келесі мүмкіндіктерге ие болады:

– Есептерді қарау — жүйеде қалыптастырылған барлық есептерге қолжеткізім алады, оның ішінде келу–кету белгілері, жұмыс уақыты, сұранымдар, тапсырмалар және қызметкерлердің басқа да әрекеттері жөніндегі есептер.

Мұндай қолжеткізім негізгі көрсеткіштерді талдауға және деректерге сүйене отырып жедел шешім қабылдауға мүмкіндік береді. Бұл әсіресе бөлім басшылары, HR-мамандар және тиімділік менеджерлері үшін пайдалы.

Клокстер жүйесіндегі «Рейтинг» бөліміне әкімші қолжеткізімі

Рейтинг» бөліміне қолжеткізімі бар әкімші келесі мүмкіндіктерге ие болады:

Қызметкерлердің әртүрлі көрсеткіштер бойынша рейтингін көру:

– қатысушылық (посещаемость),
– жұмыс кестесін сақтау,
– жүйедегі белсенділік.

Бөлімдер, локациялар, жұмыс мәртебесі және лауазымдар бойынша үздік және көрсеткіші төмен қызметкерлерді талдау.

Бұл не үшін қажет:

– Марапаттау жүйесінің ашықтығы арқылы мотивацияны арттыру;
– Қызметкерлердің жүйеге тартылу динамикасын бақылау;
– Рейтингті ай сайынғы/тоқсан сайынғы марапаттарда пайдалану;
– Геймификация элементтерін енгізу (мысалы, рейтинг негізінде «Ай қызметкері»).

Мұндай құрал тек қана сандарды жинауға емес, сонымен қатар сау бәсекелестік пен ынталы команданы қалыптастыруға көмектеседі.

Клокстер жүйесіндегі «Компания» бөліміне әкімші қолжеткізуі

«Компания» бөліміндегі барлық құқықтар белсендірілген кезде, әкімші ұйымның негізгі параметрлері мен оның құрылымын толық басқару мүмкіндігіне ие болады.

Әкімшінің мүмкіндіктері:

✅ Компания туралы ақпаратты жаңарту
— атауын, логотипін, байланыс деректерін, мекенжайын және басқа да негізгі мәліметтерін өңдеу.

✅ Субкомпаниялар тізімін қарау
— бағынысты бөлімдер, филиалдар немесе еншілес құрылымдардың иерархиясына қолжеткізу.

✅ Субкомпания құру
— компания құрылымына жаңа тәуелсіз ұйым қосу және кейін қызметкерлерді бөлу.

✅ Субкомпаниялар туралы ақпаратты жаңарту
— әрбір филиалдың деректерін (мекенжай, атау, жауапты тұлғалар және т.б.) өңдеу мүмкіндігі.

«Компания» бөліміне толық қолжеткізу не үшін қажет:

– Корпоративтік құрылымды орталықтандырылған басқару үшін;
– Түрлі құқықтары мен локациялары бар еншілес ұйымдарды баптау үшін;
– Тексеріс немесе аудит алдында мәліметтерді өзекті ету үшін.

Толық қолжеткізу компанияның бас әкімшісіне немесе аккаунт иесіне ұсынылады, себебі бұл бөлімдегі өзгерістер бүкіл жүйеге әсер етеді.

Клокстер жүйесіндегі «Жалақы» бөліміне әкімші қолжеткізуі

«Жалақы» бөлімі компания ішіндегі еңбекақыны есептеу мен бекітуге байланысты процестерді басқаруға және бақылауға мүмкіндік береді.

Толық қолжеткізу кезіндегі мүмкіндіктер:

✅ «Жалақы» / «Менің жалақым» бөліміне қолжеткізу
— барлық қызметкерлердің жалақы есептеулері, ұсталымдары, қорытынды сомалары және жалақыға қатысты өзге де мәліметтерін, оның ішінде жеке деректерін көру.

✅ Жалақыны басқару
— жалақы параметрлерін баптау және түзету: базалық мөлшерлеме, үстемақылар, сыйақылар, ұсталымдар және т.б.

✅ Жалақы квитанцияларын бекіту
— есептеулердің дұрыстығын тексеру және төлем алдында соңғы бекіту. Бұл кезең есептік айды жабу үшін міндетті.

Кімдерге бұл қолжеткізуді тағайындауға болады:

– Жалақы есептеумен айналысатын бухгалтерлер мен HR-мамандарына;
– Қорытынды сомаларды бекітетін бөлім басшыларына;
– Жалпы бақылау үшін бизнес иелеріне.

📌 Маңызды: Жалақы бөлімі — құпиялылық деңгейі өте жоғары аймақ. Құқықтарды тек қаржылық деректермен жұмыс істейтін сенімді қызметкерлерге ғана беріңіз.

Сіз жасаған шаблонды сақтауды ұмытпаңыз!

Клокстер жүйесіндегі «Тапсырмалар» бөліміне әкімші қолжеткізу

«Тапсырмалар» бөлімі — қызметкерлердің жұмыс тапсырмаларын басқаруға және олардың орындалу барысын бақылауға арналған орталық платформа.

Толық қолжеткізу кезіндегі мүмкіндіктер (5 / 5):

✅ Тапсырмаларды қарау
— барлық қызметкерлердің тапсырмалар тізіміне толық қолжеткізу, оның ішінде орындалу мәртебелері.

✅ Тапсырма қосу
— өзіне немесе басқа пайдаланушыларға тапсырма құру мүмкіндігі.

✅ Тапсырмаларды жою
— өзекті емес, қате енгізілген немесе орындалған тапсырмаларды өшіру.

✅ Барлық тапсырмаларды басқару
— тапсырмаларды жалпы әкімшілендіру: қайта тағайындау, өңдеу, мерзімдерді өзгерту.

✅ Тапсырмаларды жаңарту
— мәтінді, басымдықтарды, орындау мерзімдерін, белгілерді және тапсырманың өзге де параметрлерін өзгерту.

🎯 Кімдерге тағайындауға болады:

– Команда және жоба жетекшілеріне;
– HR мамандарына және координаторларға;
– Ішкі процестерді қадағалайтын әкімшілерге.

💡 Маңызды:

Толық қолжеткізу — бұл басқа пайдаланушылардың тапсырмаларына араласу мүмкіндігі бар құқық. Сондықтан оны жалпы бақылауға және мерзімдерді сақтауға жауапты қызметкерлерге ғана беру ұсынылады.

Үлгіні жасағаннан кейін, әкімші рөлін тағайындау барысында оны кез келген қызметкерге тез қолдана аласыз.

💡 Үлгілерді пайдалану бірнеше деңгейлі әкімшілері бар үлкен командаларда құқықтарды басқаруды жеңілдетіп, стандарттайды.